Технологии онбординга: какие диджитал-решения помогут сделать адаптацию эффективней

Согласно результатам исследования 28% россиян увольняются почти сразу после трудоустройства, 54% опасаются, что коммуникации с новыми коллегами и руководством обернутся сложностями. Нивелировать эту проблему поможет качественный онбординг: адаптация новичков проходит легче и быстрее, вовлеченность повышается, а кадровая текучесть снижается.

Что раздражает сотрудников в онбординге:

• Слишком много бумаг для заполнения
• Длительное согласование документов
• Недоступность менеджеров и команды из-за неправильно построенной коммуникации
• Несвоевременное выделение ресурсов: рабочего компьютера, электронного ключа, доступов к программам и так далее
• Отсутствие качественной обратной связи со стороны сотрудников отдела кадров
• Бесконечный круговорот электронных писем и людей

7 причин «оцифровать» онбординг

1. Программа онбординга становится более стандартизированной, легко масштабируется.
2. У HR-специалистов высвобождается больше времени и ресурсов за счет автоматизации рутинных задач онбординга.
3. Новые сотрудники испытывают меньше стресса, когда знают где и какую информацию найти.
4. Процесс обординга новичков гораздо меньше зависит от человеческого фактора. Исключаются ошибки, возникающие из-за недопонимания.
5. Процедуры адаптации становятся более прозрачными, требования и ожидания от новых сотрудников — более понятными.
6. Сокращается время до достижения продуктивности (time-to-productivity), за счет инструментов геймификации повышается вовлеченность.
7. «Оцифрованная» процедура онбординга даёт возможность собирать статистку и принимать решения об эффективности на основе аналитики данных.

Что ж, аргументы действительно веские: технологии решают. И, на первый взгляд кажется, что все платформы для онбординга очень похожи по функционалу. Эта иллюзия сохраняется ровно до тех пор, пока HR не столкнется с задачей, которую невозможно решить с помощью приобретенной платформы.

Приходится срочно ставить «заплатки» на отдельные процессы в виде дополнительных утилит. А еще писать разработчикам, обращаться к собственным ИТ-специалистам, тратить их время и свои нервы.

Чтобы подобных ситуаций не возникало, рассмотрим, какие решения для онбординга стоят потраченного времени и бюджета.

5 требований к диджитал-решениям для онбординга

1. Удобный интерфейс

Выбирайте ПО с интуитивно понятным дизайном, упрощенным доступом и визуально привлекательным интерфейсом.

«Пользовательский интерфейс как шутка, если вам надо объяснять, то она не такая хорошая», — цитата, которую приписывают звезде ситкома «Друзья» Мартину Лебланку. Это все, что вам нужно знать об интерфейсе и о том, каким он должен быть.

2. Мобильность

Используйте облачные технологии, чтобы новый сотрудник, а также все причастные к онбордингу, имели доступ к информации в любое время из любой локации.

Дайте новичку возможность самостоятельно планировать время, пусть он знакомится с компанией, рабочими процессами и обучается, когда и где ему удобно: вечером из дома, в обеденный перерыв или во время командировочной поездки.

«Привязывать» человека к рабочему ПК плохая идея, это снижает мотивацию, к тому же, если сотрудник обучается и работает за одним компьютером, страдают трудовые процессы. Мобильность позволяет организовать онбординг для удаленных сотрудников.

3. Автоматизация процессов

Автоматизируйте онбординг и не думайте о том, какие доступы, базы знаний и обучения должны быть у новичков. Выбирайте решения, которые позволяют создавать матрицы по должностям, чтобы в интерфейс сотрудников своевременно загружалась соответствующая информация.

Хорошо, когда новый сотрудник отдела продаж, помимо стандартной информации о компании, получит курсы по корпоративной технологии продаж, обучение по актуальным новинкам ассортимента и акциям.

Новичку из юридического отдела программа покажет обучение по комплаенс, базу типовых документов и справочник законодательных актов.

4. Геймификация

Добавьте онбордингу драйв с помощью геймификации. Вовлекайте сотрудников, вызывайте азарт!

Согласно недавнему исследованию Aberdeen, лишь 17% организаций используют элементы геймификации для онбординга, но их результаты впечатляют. Этим компаниям удалось повысить вовлеченность на 48% и снизить текучесть персонала на 36%.

Хорошая идея превратить процесс адаптации в квест, составьте список целей, которые новички должны достичь для прохождения. Вместо того, чтобы заставить их целый час смотреть обучающее видео, дайте возможность поиграть в «поиск сокровищ» и немного развлечься. А вы будете внимательно следить за их прогрессом и делать выводы. Помимо повышения производительности сотрудников, геймификация может подстроить онбординг под бизнес-цели.

5. Отчетность и аналитика

Функции аналитики и генерации отчетов помогут определить зоны роста сотрудника, как только он пришел в компанию.

Встроенные инструменты управления персоналом будут полезны для разработки, управления и измерения эффективности онбординга. Визуализация и отчетность помогут проанализировать, доработать и повысить его эффективность. В идеале аналитика должна быть доступна не только администраторам системы и HR, но и непосредственному руководителю сотруднику, а также его наставникам.

Отчетность и аналитика позволяют оценить результаты тестирований, темп обучения и заметить этапы, на которых у новичка возникли сложности. Быстро скорректировать индивидуальный план развития, усилить слабые места и поддержать человека в непростой для него период адаптации - одна из ключевых возможностей отчетности и аналитики.

Технологические решения для онбординга удовольствие не из дешевых, но их ценность гораздо выше цены. Стоимость потери сотрудника в первый год работы составляет 3 годовых оклада этого специалиста, поэтому качественный технологичный онбординг, направленный на удержание и вовлечение новичков, полностью себя окупает.