Увольнения сотрудника в первые месяцы работы стоит до полутора его годовых окладов. Для удалённых сотрудников эти риски выше. Как их избежать?

Чтобы принять решение уйти с испытательного срока, новый сотрудник тратит в среднем 44 дня.

  • 70% новичков решают, подходит ли им работа в течение первого месяца
  • 29% принимают решение в течение первой недели
  • 44% новичков сожалеют о выходе на работе уже в первую неделю
  • 62% опрошенных не поменяли мнение о работе, которое сложилось у них в первые дни

Среди самых популярных негативных факторов:

  • Непонятно кому можно задать вопрос (65%)
  • Недостаточное обучение продукту компании (62%)
  • Отсутствие доступа к рабочим инструментам (58%)
  • Нерабочее оборудование (51%)
  • Отсутствие гида по адаптации (50%)

Офисному сотруднику решить эти проблемы проще: можно дойти до руководителя или зама, найти кабинет системных администраторов и узнать, что там с его компьютером.

Но что делать удалённому сотруднику? Как «зацепить» и вовлечь его в первые рабочие часы?

Источник Unsplash

1. Подготовьте рабочее место и обучающие материалы

Если сотрудник использует корпоративные устройства, недостаточно прислать ему ноутбук. На нём уже должны стоять необходимые программы. Хорошим тоном будут памятки по информационной безопасности и руководства по работе с приложениями, если вы используете специфичное ПО.

Также подготовьте список контактов, к которым может обратиться удаленный сотрудник, если у него возникнут технические неполадки или проблемы с доступом.

В случае, если сотрудник будет использовать для работы собственное устройство, разные памятки по установке и настройке программ ему тоже пригодятся.

Ещё в некоторых компаниях принято читать определенные книги, чтобы у всех сотрудников было единое поле идей. Отправьте сотруднику электронную или физическую копию книги, чтобы он успел прочитать её до начала работы.

Источник Unsplash

2. Создайте пошаговый план удаленной адаптации

Кажется, что план удалённой адаптации мало чем отличается от онбординга офисного сотрудника. Достаточно заменить личные встречи на созвоны, однако это не совсем так. Удалённому сотруднику надо чаще общаться с руководителем, бадди или наставником, чтобы не выпадать из команды. Также ему нужно больше справочной информации, поскольку он не может спросить что-то у коллеги за соседним столом.

Хороший план удаленной адаптации включает:

  • Перечень информации, с которой человек может ознакомиться еще до первого дня работы (приветственное письмо, информация о компании, порядок начисления зарплаты, налоговые и страховые документы, ​​план работы на первую неделю)
  • Документ с обзором инструментов, личные доступы. Например, логин и пароль для входа в систему, информация о сохранении конфиденциальности, корпоративный справочник
  • Список задач для менеджеров по работе с новыми сотрудниками. Например, календарь индивидуальных бесед, план знакомства с проектами и другие активности, которые помогут новичку чувствовать себя комфортно
  • Расписание встреч для неформального общения, а не только подведения итогов недели или разбора задачи
  • Подбор учебных траекторий, которые должен пройти удаленный сотрудник
Источник Unsplash

3. Сделайте преонбординг эмоциональным

Пока удалённый сотрудник ждёт свой ноутбук, можно познакомить его с новым местом работы. Преонбординг позволяет начать адаптацию новичка ещё до начала первого рабочего дня.

Удаленный сотрудник не может прийти в офис и выпить с коллегами кофе, но создать точку контакта с ними необходимо. Видеоформат — наиболее эмоциональный способ познакомить удаленщика с компанией и командой. К тому же люди запоминают до 95%, которые переданы в ролике.

Какие ролики можно снять:

  • Общий обзор истории компании: когда появилась, кто основатель, чем занимается, главные достижения
  • Приветственное слово от руководителя компании или отдела, где будет работать сотрудник
  • Описание продукта или предстоящих задач
  • Экскурсия по офису и приветствия от коллег
  • Опционально: правила общения и основы корпкультуры, политика комплаенс

Несмотря на все визуальные и эмоциональные возможности видео, надо учитывать, что редактировать ролики в случае каких-то изменений может быть весьма проблематичным. Так что понадобятся какие-то общие фразы и цифры.

Например, в ролике есть фраза «Мы появились на рынке в 2000 году и за 17 лет построили миллионы квадратных километров складов и цехов» будет очень странно звучать в 2024 году. Но если у вас есть промо-ролик для последней выставки, его вполне можно отправить новичку.

С другой стороны, правила поведения, общения и обращения с подарками меняются редко, так что здесь возраст ролика не всегда имеет значение.

А вот приветствия непосредственного руководителя и команды можно записать буквально на смартфон и обновлять при необходимости самостоятельно.

В любом случае видео лучше дополнить комиксом или привычной презентацией.

Источник Unsplash

4. Определите контрольные точки

У каждого сотрудника свой путь адаптации, но, когда расставлены реперные точки — человеку понятно, какое время отводится для прохождения каждого этапа. Четкая структура помогает чувствовать себя увереннее, сохранить мотивацию и продуктивность.

Отследить некоторые контрольные точки довольно легко: сколько контактов появилось в CRM и сколько прошло встреч с клиентами, качество и скорость выполнения задач и другие позиции.

Но чтобы получить полноценную картину о том, как проходит адаптация сотрудника, нужно использовать специфические опросы. Темы могут быть следующими:

  • Миссия, ценности и культура компании: насколько они мотивированы и вовлечены в реализацию целей компании?
  • Насколько полезными были мероприятия по адаптации? Соответствовало ли каждое мероприятие цели?
  • Интеграция в команду: знают ли новые сотрудники, к кому обратиться за помощью или с вопросами о своей работе? В какой степени они чувствуют себя частью своей команды? Насколько хорошо они чувствуют себя готовыми внести полноценный вклад в работу на своей должности?
  • Что чувствуют сотрудники по поводу решения согласиться на работу? Порекомендовали бы они компанию друзьям?

Такие опросы нужны руководителям, чтобы корректировать процесс адаптации и быстро снимать возможное напряжение у нового сотрудника.

Источник Unsplash

5. Создайте пространство для вопросов и общения

Общий чат в мессенджере или приложении для адаптации — это необходимая база для поддержки сотрудника.

Однако чаты лучше разделять: хорошо, когда сотрудник сразу попадает в бурлящий поток задач и обсуждений, но они ему не всегда могут понятны. Поэтому нужен отдельный чат для новичков, где будут присутствовать и опытные сотрудники.

Чаще всего у новичков будут однообразные вопросы, поэтому их стоит собрать в одной базе и дать развернутые ответы. Главное, чтобы эта база была всегда под рукой.

Другая важная составляющая общения — неформальные коммуникации с обменом мемами или новостями по увлечениям. Если у вас есть тематические чаты, узнайте заранее, увлечения новичка и пригласите его и представьте остальным сотрудникам.

И, конечно, не забудьте в первый рабочий день дать доступ в корпоративную библиотеку.

Как РЕСО-Гарантия превращает кандидатов в агенты в профессиональных страховых представителей
Обучение новичков не ограничивается только передачей профессиональных знаний.

6. Используйте специальное приложение

Ещё во времена пандемии появились специализированные платформы для удалённой адаптации. И сейчас они стерли грань между адаптацией удаленного и офисного сотрудника, а также успешно заменяют некоторые сторонние инструменты.

Что нужно держать в приложении, чтобы провести хорошую адаптацию:

  • Индивидуальный пошаговый план адаптации с контрольными точками
  • Общую информацию о компании
  • Структуру с фотографиями и краткой биографией руководителей ключевых отделов или департаментов
  • Корпоративный справочник контактов
  • Календарь событий (учебных, корпоративных, отчётных)
  • Раздел с новостями
  • Чаты (общие, командные и личные)
  • Раздел с обучающими материала и тестами
  • Базу знаний
  • Опросы для сбора обратной связи по итогам каждого этапа адаптации

Отдельная площадка в смартфоне или на десктопе всегда под рукой и заметно сокращает время на доступ к информации. А в условиях вхождения в процессы и знакомство с компанией, эта скорость и удобство использования помогут создать положительное мнение о компании.

7. Геймификация адаптации

Геймификация в онбординге повышает вовлеченность персонала на 48%, и снижает текучесть на 36%. К таким выводам пришла международная маркетинговая компания AberdeenGroup в ходе исследования, в котором приняли участие 230 организаций.

Также есть исследование Sapling, согласно которому новичок принимает участие в 54 активностях только за первую неделю. И если геймифицировать процесс адаптации, то эти активности станут увлекать, а не утомлять.

Адаптируй играя! Геймификация в онбординге
Геймификация в онбординге повышает вовлеченность персонала на 48% и снижает текучесть на 36%! Как игровые механики помогают удаптировать сотрудников?

Удалённая адаптация может вызвать некоторые затруднения, например из-за разницы часовых поясов. Однако вложения онбординг многократно окупаются.

А если вам нужно больше идей как адаптировать сотрудников, читайте другие статьи по теме и заглядывайте в наш телеграм-канал «Курсы, рок и T&D».