Исследования показывают, что 69% новичков остаются в компании надолго, если их адаптация прошла гладко. Задача усложняется, когда нужно организовать удаленный онбординг.

Новому сотруднику сложно, ведь его никто не приветствует лично в  первый рабочий день. Нет полноценной ориентации и невозможно пообщаться с руководителем или наставником лицом к лицу.  Приходится самостоятельно разбираться в незнакомом ПО и множестве документов. Сложно приспособиться к культуре компании и полноценно влиться в коллектив. Чтобы новички чувствовали себя лучше, используйте шесть передовых практик для удаленного онбординга.

1. Расскажите новичку о своих ожиданиях

Изложите свои ожидания до начала первого рабочего дня. Когда у человека есть четкое представление об обязанностях и о том, каких результатов от него ждут, ему не придется строить догадки.

Создайте индивидуальное расписание для каждого новичка, выделив в нем время на обучение, обзор выполненной работы и общение с коллегами.

Попросите наставников запланировать еженедельные онлайн-встречи с новичками. Говорите о ценностях компании, предстоящих проектах, обсудите индивидуальные цели сотрудника.

Главная задача — убедиться, что новички понимают свои должностные обязанности, разобрались с рабочими программами. Будет здорово, если вы организуете консультации с IT-командой, чтобы помочь сотруднику настроить девайсы.

2. Постройте связи с командой

Типичный первый день нового сотрудника обычно состоит из экскурсии по офису, знакомства с коллегами и серии ориентационных сессий. Во время удаленного онбординга этого нет и доступны только онлайн-коммуникации с коллегами. Помогите новичку быстрее освоиться!

Влиться в коллектив поможет наставник. На его надежное плечо новичок сможет опереться и задать любые вопросы, в том числе те, которые неловко постить в общий чат. Таким товарищем может стать руководитель или кто-то из коллег.

Наставник поможет избежать грубых промахов в самом начале работы. Поощряйте «старичков» больше общаться с новыми сотрудниками, чтобы дать возможность быстро создать прочные отношения с коллективом.

Новый сотрудник не должен чувствовать себя изолированными!

3. Создайте пошаговый план удаленной адаптации

План удаленной адаптации должен быть кратким и хорошо продуманным. Это документ, которым вы можете поделиться с каждым, независимо от должности. Универсальность поможет избежать путаницы.

Хороший план удаленной адаптации включает:

Перечень информации, с которой человек может ознакомиться еще до первого дня работы (приветственное письмо, информация о компании, порядок начисления зарплаты, налоговые и страховые документы, ​​план работы на первую неделю).

• Документ с обзором диджитал-инструментов, личные доступы. Например, логин и пароль для входа в систему, информация о сохранении конфиденциальности, корпоративный справочник и расписание ориентации.

• Список задач для менеджеров по работе с новыми сотрудниками. Например, календарь индивидуальных бесед, план знакомства с проектами и другие активности, которые помогут новичку чувствовать себя комфортно.

Создайте базу знаний, в которой будут инструменты для онлайн-обучения, инструкции и руководства, справочники и другая информация, к которой новички смогут обращаться в любое время.

4. Определите контрольные точки

У каждого сотрудника свой путь адаптации, но когда расставлены реперные точки  — человеку понятно, какое время отводится для прохождения каждого этапа. Четкая структура помогает чувствовать себя увереннее, сохранить мотивацию и продуктивность.

План удаленной адаптации поможет менеджерам оценить прогресс сотрудника и уровень интеграции в команду.

5. Создайте пространство для вопросов

Создайте общий чат в мессенджере или в специальном мобильном приложении для онбординга, чтобы новички могли задавать вопросы. Это отличный способ объединить всех новых сотрудников и создать дух товарищества.

Пригласите туда людей в первый же день, ежедневно просматривайте вопросы и направляйте их людям, который смогут на них ответить. Собирайте, сортируйте и сохраняйте вопросы, чтобы создать базу ЧаВо для новичков.

6. Используйте специальное приложение

Во время разгара пандемии HR стали искать оптимальные решения для удаленного онбординга. В арсенале появились платформы и мобильные приложения. Сейчас, когда локдаун сдает позиции, эти решения по-прежнему пользуются популярностью, поскольку делают онбординг структурированным и прозрачным.

Используйте диджитал-решения и создайте в приложении уютный мир для новичка, чтобы он мог последовательно исследовать корпоративную культуру компании, знакомиться с коллегами, важными документами, задавать вопросы.

Загрузите в приложение:

  • Общую информацию о компании (история, миссия, видение, ценности)
  • Структуру с фотографиями и краткой биографией руководителей ключевых отделов или департаментов
  • Корпоративный справочник
  • Календарь событий
  • Раздел с новостями
  • Индивидуальный план развития
  • Чаты (общие, командные и личные)
  • Раздел с обучающими материала и тестами

Настройте push-уведомления, чтобы напоминать новичкам о важных событиях автоматически.

Диджитал-онбординг экономит ресурсы HR, упраздняет бумажный документооборот и дает сотрудникам возможность в любое время, в любом месте получить доступ к нужной информации.

И даже если вы не смогли поприветствовать новичка лично и провести обзорную экскурсию по площадям компании, человек вполне может посетить виртуальный тур в приложении, самостоятельно узнать больше и... отправить первый смайлик своему наставнику ;)