Где хранить знания компании? На портале, в мобильном приложении или папке с бумагами? Сравнили несколько подходов.
Основные требования к базе знаний
В одной из прошлых статей мы рассказывали, зачем вести базу знаний:
- Так вы можете сохранить уникальный опыт сотрудников
- Сокращение времени на адаптацию новичков
- Большой объём знаний способствует инновационным решениям
- База лучших практик позволяет транслировать удачный опыт, так что сотрудникам не придётся изобретать велосипеды
- Также знаний позволяет обучаться сотрудникам в моменте
Теперь рассмотрим, как компании могут базы знаний, какие есть преимущества и недостатки у каждого решения. И расставим их от худшего решения к оптимальному.
Критерии для оценки были следующие:
- Надёжность хранения информации
- Безопасность данных
- Легкость создания и обновления записей
- Доступность для сотрудников
- Стоимость
Каждому критерию мы присвоили оценку от 1 до 5, а максимальное количество баллов, которое может получить носитель — 25.
Бумажные носители
Есть компании, в которых регламенты, инструкции и другие данные хранятся в красивом красном скоросшивателе. Для небольшой компании или отдела такой способ может быть приемлем, но он сильно ограничивает контент: хранить видео в скоросшивателе невозможно.
Ещё в бумажном виде часто распространяют «Книги новичка», в которых содержится краткая история о компании, основные правила корпоративной этики и прочая полезная информация. Её тоже можно считать базой знаний.
Надёжность хранения информации ⭐️
Если говорит про сам носитель, то бумага материал надёжный, хоть и не может конкурировать с глиняными табличками. Но если папка потеряется, то восстановить её будет сложно, если когда-то документы не были оцифрованы.
Безопасность данных ⭐️⭐️⭐️
В некоторых случаях бумажный носитель действительно более безопасен. Особенно, если его нельзя выносить из кабинета. Или это инструкция в запечатанном конверте, который надо открыть при наступлении часа Х. Но такая секретность нужна далеко не всем, а камеры в смартфонах теперь у всех.
Но в целом папка с бумажными инструкциями действительно может быть безопасней остальных вариантов хранения.
Легкость создания и обновления записей ⭐️
С одной стороны, нет ничего сложного распечатать документ и вложить его в папку. Но только в том случае, если есть цифровые копии. В противном случае для обновления придётся перепечатывать документ и вносить правки.
А если базу знаний нужно масштабировать, то придётся какое-то время постоять у копира.
Доступность для сотрудников ⭐️
Очень низкая. Получить доступ к папке одновременно может только один человек. И ещё она может храниться в сейфе, доступ у которого есть у одного человека и тот в отпуске.
Стоимость ⭐️
Крайне низка, если база практически не обновляется. Стоимость чуть вырастает, когда базу надо обновить или размножить.
Но когда речь заходит о «Книге новичка» то стоимость такой базы взлетает, поскольку помимо печати может понадобиться изменить типографский макет.
Итог: 7 из 25
Папки на сервере или отдельном жёстком диске
Чуть более продвинутый вариант, чем бумажные инструкции, но с собственными недостатками.
Надёжность хранения информации ⭐️⭐️⭐️
Если следить за состоянием сервера и не давать всем подряд пользователям вносить правки в документы, то файлы могут храниться очень долго.
Безопасность данных ⭐️⭐️⭐️
Зависит от настроек, которые сделал системный администратор: можно запретить внесение изменений в файлы, можно запретить их скачивать и открывать доступ только определённым пользователям. Но от полных утечек это всё равно не спасёт.
Легкость создания и обновления записей ⭐️⭐️⭐️
Крайне низкая, ведь нет ничего сложного, чтобы создавать и копировать файлы. Однако, чтобы база не превращалась в свалку, нужно создать и потом соблюдать структуру папок, создать правила для названия файлов.
Доступность для сотрудников ⭐️
Для офисных сотрудников папки на сервере могут быть доступны всегда. Сложности начинаются, когда надо получить какую-то инструкцию вне офиса. Таким образом от базы знаний отказываются отрезаны полевые и разъездные сотрудники.
Организовать доступ к серверной папке всё-таки можно, но отдел по информационной безопасности может отказать и будет по-своему прав.
К тому же доступа к знаниям лишаются новички. Сначала им нужно получить доступы к почте и другим корпоративным системам и только после этого, если системные администраторы получат запрос, они пустят в папку.
Стоимость ⭐️⭐️
Посчитать сложно, поскольку есть много вводных: есть ли у компании сервер или отдельное хранилище, стоимость продуктов для защиты данных, работа системного администратора. Поэтому стоимость может варьироваться от почти нулевой, до десятков тысяч.
Итог: 12 из 25
Сервисы электронных документов
Обычно подразумевают набор от Google, но аналоги есть ещё и от Яндекса, «Мой офис», Apple и даже Dropbox. Так что рассмотрим их целиком, не углубляясь в возможности каждого продукта.
Рома Сукманов
Надёжность хранения информации ⭐️⭐️⭐️⭐️
Крайне высока. Забота о работе сервисов лежит на их владельцах, так что база доступна в 99% случаев. К тому же есть система версий и всегда можно посмотреть кто и какую внёс правку и при необходимости её откатить.
Безопасность данных ⭐️
В зависимости от правил безопасности в компании, хранение данных на зарубежных сервисах может быть запрещено. Причём размер организации значения не имеет. Также может быть запрещено использование иностранных сервисов.
К тому же могут быть вопросы к самому сервису. Например, в 2018 году в сеть попало огромное количество конфиденциальных гугл-доков. Электронные документы, даже при запрете на редактирование всё равно можно скачать.
Легкость создания и обновления записей ⭐️⭐️⭐️⭐️
Как и в случае с хранением файлов на физическом сервере, создать и поправить документ, залить новые фото или видео легко.
Но придётся потратить время, чтобы закрыть документы от редактирования или просмотра. И следить за структурой, чтобы потом не искать инструкции в папке с официальными бланками.
Доступность для сотрудников ⭐️⭐️⭐️⭐️
Высокая. Сотрудник может получить доступ к базе в любом месте, где есть интернет. Ему даже не нужен компьютер — у сервисов электронных документов есть приложения смартфонов.
Также можно расшарить некоторые документы новичкам ещё до выхода на работу. Например, чтобы они ознакомились с историей компании или чек-листом первого дня.
Стоимость ⭐️⭐️
Пакет Google стоит 5.40$ в месяц на одного пользователя. «Яндекс 360 для бизнеса» начинается от 249 рублей за одного участника, то есть в 2 раза дешевле, чем у Google. «Мой офис» предлагает разные решения и стоимость у них рассчитывается индивидуально.
Но приобретать подписку на сервис электронных документов только ради базы знаний бессмысленно, так что затраты размываются с другими офисными задачами: создание документов, хранение файлов, созвоны и так далее.
Итог: 15 из 25
База на внутреннем портале
У неё много названий, в том числе «Вики» (по аналогии с Википедией), но суть одна: база знаний, которая хранится внутри компании и создана компанией самостоятельно или с привлечением сторонних сервисов. Например, Ontoloo или «Р7-Офис».
Надёжность хранения информации ⭐️⭐️⭐️
В целом не меньше, чем у электронных документов. Есть много бесплатных wiki-движков вроде SlimWiki или Tiki Wiki, которые можно поставить на сервер и приступить к созданию базы знаний. Главное, чтобы системные администраторы настроили систему резервного копирования на случай сбоев.
Безопасность данных ⭐️⭐️⭐️⭐️
Поскольку база знаний разворачивается на внутренних серверах компании, то безопасность будет на плечах службы ИБ. А с учётом возросшего количества киберугроз, они будут стремиться закрыть все возможные лазейки, через которые в систему могут проникнуть злоумышленники.
Легкость создания и обновления записей ⭐️⭐️⭐️⭐️
Зависит от системы, которую используют для ведения базы знаний. Но в целом сам редактор записей у них плюс-минус одинаковый и частично копирует интерфейс офисных пакетов. Сложности при создании контента могут возникнуть, но они решаются довольно легко с помощью раздела справок.
Доступность для сотрудников ⭐️⭐️
Обратная сторона безопасности — возможная недоступность базы вне офиса. Здесь набор проблем схож с хранением документов в папках на сервере. Дать доступ к базе знаний удалённому или разъездному сотруднику можно, но это потребует отдельных настроек и убеждения безопасников в необходимости такого решения. Однако часто на стационарных компьютерах фронт-офиса такие базы всё-таки можно встретить.
Стоимость ⭐️⭐️
Wiki-движки для создания баз в основной своей массе бесплатны. Так что стоимость почти нулевая, но нужно считать человеко-часы администраторов и безопасников.
Также wiki может быть встроенной функцией внутреннего портала, поэтому платить за неё уже не придётся. Но придётся платить за остальные функции портала. Так цена такой базы знаний оказывается ощутимой.
Итог: 15 из 25
Внешние облачные базы знаний
В эту категорию попадают различные сервисы вроде Confluence и его отечественный аналог EvaWiki, Notion, Teamle, Битрикс 24, Yonote и десятки других сервисов. Несмотря на разные подходы их объединяет несколько общих функций:
- Ведение базы знаний
- Управление проектами
- Внутренняя соцсеть
- Чаты (но не всегда)
- Календари
- Мобильное приложение
Часть из этих сервисов можно развернуть внутри компании, но некоторые работают только на серверах поставщика решения.
Надёжность хранения информации ⭐️⭐️⭐️
В целом её можно оценить как высокую. Всё как в электронных документах или wiki: отслеживание версий и авторов правок, возможность откатить изменения. Сервисы сами делают резервные копии, но, если решение развёрнуто внутри компании, нужно будет делать регулярные бэкапы.
Безопасность данных ⭐️⭐️
Если сервис иностранный, то с ним могут проблемы: поставщик не предоставляет решение в России, может уйти с рынка или ограничить функции, не принимать оплату. Во многом это решаемые проблемы, но такие ограничения точно не подходят для большой компании. К тому же уход продукта с рынка может означать и потерю накопленных данных.
Что касается отечественных сервисов, то их можно развернуть на площадке компании и таким образом обеспечить необходимый уровень безопасности. Но не всякий сервис пройдёт проверку ИБ, особенно если появился на рынке недавно.
Легкость создания и обновления записей ⭐️⭐️⭐️⭐️
Максимальное простое и понятное, не сложней, чем при работе в wiki или офисном пакете.
Доступность для сотрудников ⭐️⭐️⭐️
Как и в случае с внутренним порталом, зависит от настроек безопасности. Если отдел ИБ сделал так, что попасть в сервис можно только по корпоративной почте, то пользоваться базой смогут все сотрудники. Но если сотрудников фронт-офиса нет корпоративных почт, то они окажутся отрезанными от портала. Ну и отсутствие интернета не позволит пользоваться сервисом.
Стоимость ⭐️
Продукты предлагают разные тарифы, но в среднем от 250₽ за сотрудника в месяц. Однако подобные сервисы — комбайны на все случаи жизни, которые предлагают большой набор функций для работы. Так что для ведения базы знаний такие сервисы слишком дороги.
Итог: 15 из 25
Вне общего зачёта: база знаний на платформе для обучения
Мобильные приложения для хранения базы знаний могут быть самостоятельными решениями или дополнением для решения другого поставщика.
Приложения могут работать в облаке, а могут быть развёрнуты и на внутренних мощностях организации.
Надёжность хранения информации
Высокая. Пользователи ничего не могут загрузить в базу знаний без одобрения администраторов, а значит ничего не смогут испортить. В остальном стабильность доступа к информации на уровне базы внутри портала или выше.
Безопасность данных
Из приложения ничего нельзя скопировать или отправить по электронной почте.
Доступ в приложение можно сделать строго по корпоративной электронной почте и запретить регистрацию по любым посторонним адресам. Да и запретить доступ в приложение можно за считанные минуты.
А если в приложении есть деление пользователей на группы, можно разграничить контент так, чтобы отдел поддержки клиентов не видел базу логистов или бухгалтеров.
Конечно, никто не мешает пользователю сделать запись экрана, но от этого не защищены никакие сервисы.
Легкость создания и обновления записей
Есть электронные редакторы, есть поддержка видеороликов, PDF и файлов популярных офисных форматов. Они уже созданы, так что временные затраты низкие.
А в случае большой срочности можно загрузить базу в черновом режиме и потом привести в порядок.
Доступность для сотрудников
Отдельные приложения для обучения изначально создаются для работы на смартфонах и задействуют все их возможности, а также особенности управления.
Одна из главных особенностей подобных приложений — возможность работать в офлайне. Контент загружается на смартфон и доступен в любой момент.
А поскольку это приложение для обучения, в офлайне можно проходить курсы или изучать дополнительные материалы, которые идут к ним.
Стоимость
Стоимость использования приложения складывается из нескольких факторов. Например, набор модулей, количество пользователей и срока использования. Так что итоговую стоимость можно настроить достаточно гибко.
На некоторых платформах, например Talent Rocks, модуль «База знаний» входит в базовый набор, но у других поставщиков может идти за доплату. На этот нюанс нужно обращать внимание при выборе платформы.
Идеального решения для ведения базы знаний нет. На выбор решения может повлиять скорость развертывания системы, требования использовать только отечественные сервисы, планируемое масштабирование компании и так далее.
И здесь каждая компания подбирает свой портфель решений, которые закроет потребности сейчас и в ближайшем будущем.
Комментарии