Сделать сотрудников эффективней можно без глубокого и дорого обучения. Достаточно использовать их привычку гуглить любой факт. И предоставить контент в удобной форме. Разбираемся, что для этого нужно и какие шаги нужно совершить.
- 6 причин использовать «обучение точно в срок»
- Легкий доступ
- Простое и дешевое обновление
- Быстрый поиск
- Нулевые затраты на оборудование
- Повышение производительности
- Ограничения и преимущества Just-in-Time learning
- Как внедрить «Обучение по запросу»
Just-in-Time learning — это необходимость
У этого термина нет устоявшегося перевода. Говорят, про «обучение в моменте», «обучение по запросу» и «обучение точно в срок». Но каким бы ни было название, с таким форматом сталкивался каждый. Когда надо разобрать ноутбук или починить что-то, люди не идут на курсы ремонта техники, они идут на YouTube, где во всех подробностях изучают вопрос.
Для сотрудников многих компаний «обучение в моменте» бывает крайне важным. Например, продавцу понадобились точные характеристики продукта и сопутствующие товары. Когда перед менеджером сидит клиент, он не пойдет в LMS проходить курс «Новый ассортимент», он скорее обратится к базе знаний и хорошо если такая возможность у него есть.
Подобная база может принимать разные формы. Так, компания ECCO использует дополненную реальность, чтобы показывать продавцу характеристики обуви и какие средства по уходу за ней нужны.
Рома Сукманов
6 причин использовать «обучение точно в срок»
Легкий доступ
Формат не подразумевает тяжеловесную LMS на рабочем компьютере. Тренер или сотрудники могут получить информацию здесь и сейчас со смартфона, мгновенно обсудить её и применить. Обычно используется отдельный сайт или приложение.
Простое и дешевое обновление
«Обучение точно в срок» — в основном электронный формат. А значит контент обновлять не сложней, чем написать пост для социальной сети.
У MAC Cosmetics несколько сотен наименований продуктов и некоторые из них можно использовать только с определённым типом кожи. Раньше у компании был бумажный каталог, и продавцы тратили массу времени на поиск нужного товара. И в итоге продажи просто срывались.
Тогда компания перенесла каталог на отдельный закрытый веб-сайт, чему продавцы были очень рады. А заодно MAC сэкономила сотни тысяч долларов, поскольку им не пришлось заново переверстывать, печатать и рассылать каталоги. Теперь его можно обновить за несколько часов и уведомить продавцов об изменениях.
Да, обновить видео бывает сложней, но текстовый или графический контент можно переработать достаточно быстро.
Быстрый поиск
Если контент содержится в цифровом формате, его можно индексировать. И в случае наступления экстренной ситуации мгновенно найти через поиск. Например, когда нужно быстро найти особенности товара.
Нулевые затраты на оборудование
Для сотрудников складов и торговых залов нужны терминалы сбора данных. Другим сотрудникам могут понадобиться специальные тренажёры. Но для «обучения точно в срок» не нужны специальные устройства — у сотрудников уже есть смартфоны.
Повышение производительности
Не всегда актуальная информация под рукой. Эксельный файл с ценами может лежать на корпоративном сервере, а нужная инструкция в недрах LMS. Чем меньше времени тратит сотрудник на доступ к нужной информации, тем больше у него остаётся времени на выполнение рабочих задач.
Ограничения и преимущества Just-in-Time learning
«Обучение в моменте» — это поддерживающий формат, который не может заменить полноценный курс. Его контент может часто меняться, он должен быть максимально сжатым. А это не позволяет глубоко погрузиться в тему.
Но «обучение в моменте» не стремиться быть подробным. Его цель — разгрузить сотрудника от потока данных, которые не нужны в данный момент. И дать их ровно тогда, когда они понадобятся.
Потому «Обучение в моменте» можно использовать в нескольких случаях:
Сокращение времени обучения. Можно поделить контент на базовый и сопроводительный. В базовую часть попадёт минимум, который необходим для выполнения задач. А к сопроводительному контенту сотрудник будет обращаться уже в процессе работы.
Адаптация и рескиллинг. Большой поток новой информации может напугать новичка, создать ненужную когнитивную и эмоциональную нагрузку. Поэтому важной становится база знаний и библиотека шпаргалок, к которой можно обратиться в любой момент и получить ответ на свой запрос.
Поддержка безопасности. «Обучение в моменте» даёт возможность мгновенно подучить инструкции по оказанию первой помощи, действиях в случае ЧП или подозрении на взлом компьютера. Главное, чтобы эти данные не были спрятаны в недра библиотеки.
Как внедрить «Обучение по запросу»
Прежде чем внедрять формат, L&D предстоит серьёзная подготовка и много общения с заинтересованными подразделениями. А также погружение в основы создания интерфейсов программ и сайтов.
Этап 1. Определить пробелы и потребности в знаниях
Для начала L&D стоит провести аналитическую работу по следующим направлениям:
- Что сотрудники хотят иметь под рукой. Не исключено, что внутри отделов они давно сделали себе шпаргалки. Вам предстоит перевести их новый формат.
- Понаблюдайте за работой коллег. Возможно, они тратят немало времени на поиск данных в базе.
- Поговорите с ответственным за охрану труда. Он может указать на проблемные места и рассказать о популярных нарушениях, их причинах и последствиях.
- Опросите сотрудников, которые прошли испытательный срок и сейчас продолжают адаптацию. Узнайте, чего им не хватало в первые недели работы и где они находили недостающую информацию.
Теперь у вас на руках большой объём данных, и сразу несколько направлений для работы.
Например, у риэлторский компании «Аякс» много полевых сотрудников, которым нужно изучить внутренние нормативы, юридические документы и даже научиться фотографировать помещения.
Поскольку сразу выучить такой объём знаний довольно сложно, компания внедрила мобильную базу знаний. Такой подход позволил сотрудникам не только учиться в удобное им время, но и снизил текучку.
Этап 2. Переработать контент
Для обучения по запросу очень важен размер и подача контента. То, что можно рассмотреть на экране монитора, со смартфона может потерять читабельность.
К тому же, человек меньше всего готов листать несколько экранов с теорией текста, когда ему нужно получить данные здесь и сейчас.
Отсюда вытекают следующие требования:
- Понятные названия курсов или инструкций. Их будут искать опытные сотрудники и новички.
- Разделение текста на подзаголовки.
- Использование списков, выделение важного цветом или начертанием.
Например, инструкция по осмотру станка перед работой может быть выполнена в виде чек-листа. В нём будет указан порядок действий, который можно сопроводить фото. Здесь же можно кратко указать, к чему может привести невыполнение того или иного пункта.
Этап 3. Сделать удобный поиск
Есть два варианта:
- Продублировать базу знаний из LMS. В этом случае для сотрудника использование мобильной базы будет бесшовным и привычным.
- Создать собственную структуру, основанную на опросах сотрудников и менеджеров, использовать знания из области дизайна интерфейсов.
Например, компания продаёт климатическое оборудование. В каталоге товары расположены по категориям: «Обогрев», «Охлаждение» и так далее. С наступлением холодов всё, что связано с обогревом можно перенести выше остальных позиций.
Другой вариант упрощения поиска — сделать большие и понятные иконки для категорий, ведь считывать символы проще, чем текст.
И третье — индексация. То есть как поисковый движок считывает заголовки из базы и как выдаёт результаты. Лучший вариант, когда результаты выдачи появляются уже после 3-х введённых символов.
Этап 4. Внедрить обучение по запросу
Лучше всего использовать продуктовый подход:
- Сделать MVP — то есть работающий продукт, но без лишних «плюшек».
- Отдать на тестирование.
- Собрать обратную связь.
- Учесть все пожелания и внести правки в продукт.
- Выпустить продукт на широкую аудиторию.
Дальше потребуется медийная поддержка с подробным описанием, что за приложение или сайт появилось, зачем они нужны и как ими пользоваться.
Также базу нужно будет внедрить в программу адаптации новичков. Ещё можно разместить QR-коды, которые будут вести на раздел или статью в базе знаний. Например, если сотруднику нужно осмотреть склад, по коду он сможет получить необходимую инструкцию.
Внедрение «обучения по запросу» может быть не приоритетной задачей. Но даже небольшие эксперименты с этим форматом могут повысить эффективность сотрудников и улучшить адаптацию.
Комментарии