Пошаговый гайд внедрения системы наставников. Ошибки и решения

Подготовили подробную инструкцию, что делать для подготовки и внедрения системы наставничества в компании. Какие шаги нужно предпринять и каких ошибок можно избежать. 

Создание лучшего опыта для подопечных

Система наставничества нужна не только новичкам, но и сотрудникам, которые готовятся перейти на новый карьерный уровень. И обе категории ценят наставников, которые поддерживают, дают инструменты и показывают пути развития. 

Наставником новичка может кто-то из опытных коллег или непосредственный руководитель. Но если сотрудник обучается по системе кадрового резерва или готовится к повышению, система наставничества усложняется. 

Сотруднику предстоит пройти «путь подопечного», который из состоит четырёх этапов: отбор, адаптация в программе, совместная работа и завершение программы. На каждом этапе есть вопросы, на которые нужно найти ответы, чтобы программа наставничества была эффективной. 

Отбор

На этом этапе ответственный за программу наставничества сотрудников, которые стремятся расти и нуждаются в программе. Как их выявить?

Вопросы на этом этапе: 

• Как мы поможем людям понять, нужен ли им наставник?
• Какие критерии нужно учитывать, чтобы убедиться, что будущие подопечные готовы к росту и получат пользу от программы?
• Как мы можем эффективно донести информацию о программе наставничества до потенциальных подопечных?

Адаптация в программе

В этот период подопечные знакомятся с программой, а L&D или тренер устанавливают ожидания и готовят их к работе с наставником.

Вопросы на этом этапе: 

• Что подопечным нужно знать о процессе наставничества и своей роли в нем?
• Как мы можем снабдить подопечных инструментами и знаниями, необходимыми им для эффективного взаимодействия со своими наставниками?

Совместная работа

Основной этап взаимодействия, когда наставник и подопечный выстраивают отношения и обмениваются опытом, фокусируясь на достижении совместных целей. 

Вопросы на этом этапе: 

• Какие системы мы можем создать для поддержки коммуникаций и отношений?
• Как мы можем облегчить постановку целей и отслеживание прогресса подопечных?

Интересным способом поддержки подопечных будет отдельное сообщество, где они могли бы делиться своим опытом общения и работы с наставниками. 

Завершение программы

Финальная часть наставничества время для сбора обратной связи. 

Вопросы на этом этапе: 

• Как мы можем помочь подопечным осмыслить то, чему они научились, и спланировать следующие шаги в их карьере?
• Какие механизмы обратной связи мы можем использовать, чтобы узнать от подопечных об их опыте и о том, как можно улучшить программу?
• Как мы превратим подопечных в амбассадоров программы?

Первый запуск не будет идеальным. Но обратная связь и постоянное общение с подопечными позволят создать работающую систему наставничества с учётом корпоративной культуры компании. 

Управление программой наставничества 

Во время запуска программы L&D становится владельцем продукта, а значит на него ложится стратегическое управление процессом. 

Поэтому перед L&D встают вопросы бизнеса, и только после ответа на них можно заниматься контентом и обучением наставников. 

Вопрос 1. Какова цель создания продукта?

Цель программ наставничества должна быть точной и измеримой. Речь идет не только о соединении наставников с подопечными. Это соединение должно приносить конкретные результаты. И как они будут согласованы с целями компании в целом? На этот вопрос тоже нужен ответ.

Вопрос 2. Как мы узнаем, что программа наставничества работает? 

Учитывайте качественные и количественные показатели — от отзывов участников до улучшения показателей карьерного роста. Решите, как будете отслеживаться прогресс, и какие показатели продемонстрируют пользу программы наставничества?

Вопрос 3. Целевая аудитория продукта и её потребности

Программы наставничества должны удовлетворять разным потребностям внутри вашей организации. А это значит, нужно понимать карьерные устремления сотрудников, их потребности в обучении и удовлетворении амбиций. Сможет ли ваша программа быть достаточно гибкой, чтобы закрыть сразу несколько потребностей? 

Вопрос 4. Каким будет путь клиента, когда они начнут пользоваться вашим продуктом?

В маркетинге есть термин CJM (customer journey map). Это путь, который клиент проходит от первого столкновения с продуктом, до момента продажи и дальнейшей поддержки лояльности. 

В случае программы наставничества CJM описывает путь обеих сторон от этапа узнавания до финальной обратной связи. Через какие этапы пройдут наставники и подопечные? Что ценного они получат на каждом шаге? 

Путь клиента необходимо визуализировать, чтобы лучше понять потенциально слабые места или излишне усложненные операции. Например, если для участия в программе нужно подать бумажное заявление — это резко снизит количество желающих «купить продукт». 

Вопрос 5. Как мы будем рассказывать о программе?

Эффективная коммуникация и продвижение имеют решающее значение для успешного внедрения программы наставничества. Сюда входят разжигание интереса к программе и его постоянная поддержка. Какие каналы и стратегии вы будете использовать, чтобы поддерживать их вовлеченность и мотивацию?

Вопрос 6. Как мы будем собирать обратную связь?

Важно не только запустить программу, но и постоянно вносить в неё изменения согласно мнениям её участников. Какие методы вы планируете использовать для сбора отзывов: опросы, фокус-группы, обсуждения один на один, онлайн-анкеты? Какая будет регулярность опросов? Также нужно оповещать участников про обновления, которые вы внесли в программу после получения обратной связи. И как вы будете это делать? 

Если L&D будет уделять внимание этим вопросам, то они смогут превратить программы наставничества в динамичные и полезные всем участникам мероприятия. 

А ориентация на программу наставничества как на продукт, позволит постоянно изменять и улучшать её, делать более актуальной и гибкой. 

Ошибки при внедрении системы наставничества

При создании системы есть много подводных камней, на которых легко поскользнуться. Их можно разделить на фундаментальные и второстепенные.

Фундаментальные ошибки при создании программ наставничества

Искать идеальное решение и технологии. Пока вы тратите время на изучение чужих кейсов и опыта, вы не работаете над собственной программой. Лучше начинать с тем, что есть и дальше вносить изменения. 

У вас нет маркетингового плана. Он должен охватывать подопечных и наставников, повышать осведомленность о программе и побуждать их присоединиться, отмечать успехи. Также в плане должны быть прописаны каналы коммуникаций и типы сообщений, например объявления, отзывы и кейсы.  

Плохой подбор пар. Наставничество во многом строится на личных отношениях и совместимости характеров. Также для создания хороших пар нужно учитывать профессиональные интересы и карьерные цели. Максимальная сочетаемость наставника и подопечного создаст лучший опыт обучения и сведет к минимуму конфликты. 

Нет замеров эффективности. Если вы не знаете куда движется программа, вы не можете её совершенствовать и развивать, привлекать дополнительные ресурсы. 

Какие могут быть замеры: 

• Процент закрытых или прекращенных отношений
• Показатели удовлетворенности наставников и подопечных
• Достижение поставленных целей в обучении или карьерный рост участников
• И другие важные метрики

Также можно сравнивать результаты наставников и подопечных с результатами сотрудников схожих профилей, но не входящих в программу. 

Второстепенные ошибки при создании программ наставничества

Не спроектированы пути наставника и подопечного. CJM делает планирование программы прозрачным и понятным для всех участников процесса. А после позволяет понять, какие «шаги» на этом пути были наиболее слабыми. 

Массовое внедрение программы наставничества. Даже хорошая программа имеет ограниченное применение. То, что хорошо работает на уровне подготовки менеджеров, может быть лишним и даже вредным для логистов. К тому же даже в рамках одной организации корпкульутры, у отделов может быть разная степень готовности к подобным инициативам. 

Игнорировать систему обучения в компании. Да, наставник обучает подопечного и делится с ним опытом, который порой невозможно превратить в образовательный курс. Но если согласовать программу наставничества с другими образовательными мероприятиями, L&D может создать стройную и всеобъемлющую экосистему обучения, которая закрывает многочисленные потребности в развитии. 

Забросить программу наставничества после первой итерации. Ценность программы часто полностью осознается благодаря постоянному совершенствованию на основе отзывов участников. И завершение программы после первой попытки — это потеря бюджета и доверия со стороны руководства. 

Сбор отзывов как от наставников и подопечных, внесение необходимых корректировок гарантирует, что программа будет развиваться дальше и приносить пользу компании. 

План реализации программы наставничества

Подготовка

Определите цели. Начните с четкого определения чего вы хотите достичь с помощью программы наставничества. Эти цели должны соответствовать более широким организационным задачам и удовлетворять конкретные потребности компании.

Установите механизмы измерения эффективности и обратной связи. Настройте системы для измерения успеха программы и сбора отзывов от участников. Это может включать опросы, интервью и показатели эффективности для оценки влияния отношений наставничества.

Определитесь со структурой программы наставничества. Выберите формат и структуру вашей программы наставничества, будь то ограниченная по времени, без временных рамок, формальная, неформальная или сочетание различных подходов.

Спланируйте пути наставников и подопечных. Пропишите каждый этап процесса: как сотрудники узнают о программе, смогут в неё вступить, какую поддержку они получат и как будет проходить оффбординг из программы. 

Разработайте план коммуникации. Создайте стратегию того, как вы будете сообщать о программе потенциальным участникам, заинтересованным сторонам и организации в целом. Этот план должен включать информационные объявления, новостные сообщения о ходе программы и отчетные послания после её завершения. 

Пропишите, в какой поддержке нуждаются наставники и подопечные. На основе CJM и форматов наставничества составьте список, того, что может понадобиться для достижения результата. Это могут методические разработки, готовые учебные курсы, мобильное приложение и так далее. Убедитесь, что все участники смогут воспользоваться инструментами, которые вы им дадите. 

Запуск

Тестовый запуск позволит оценить готовность организации и участников. А обратная связь даст необходимые корректировки перед официальным запуском. 

После пилота не спешите разворачивать программу на всю компанию. Делайте это поэтапно, отслеживайте проблемные места и успешные решения. А новые итерации запускайте с учётом полученных результатов. 

Реклама и поддержка участников

Используйте свой коммуникационный план для повышения осведомленности о программе и поддержки интереса к ней. 

Признавайте заслуги публично. Отмечайте достижения наставников и подопечных. Это могут быть официальные награды или бейджи, посты в новостных лентах программы наставничества или в чатах. 

Обучайте и поддерживайте. Предоставляйте помощь и ресурсы как наставникам и подопечным, чтобы убедиться, что они хорошо подготовлены к своим ролям. Убедитесь, что необходимые учебные материалы или инструменты легко доступны и сотрудники могут воспользоваться ими в любое время. 

Поддерживайте сообщество наставников и подопечных. Оповещайте о новых учебных программах, устраивайте совместные активности по вовлечению, устраивайте неформальные созвоны. 

Поддержка неформального наставничества

В случае, когда L&D или HR не санкционировали программу наставничества, а она сложилась самостоятельно, поддержка тоже нужна. И она мало отличается от поддержки формальных программ.  

Признание

• Делитесь достижениями неформального наставничества в рамках корпоративных коммуникаций, отмечайте ценность, которую эти отношения приносят организации.
• Предложите участникам официальное признание, которое может варьироваться от сертификатов до упоминаний на собраниях компании. Так вы сможете оценить вклад наставников, но при этом не разрушить неформальный дух. 

Поддержка по запросу

• Откройте доступ к библиотеке ресурсов, расскажите про обучение в моменте и создавайте кураторские рассылки с материалами.
• Предлагайте консультации по вопросам методологии и soft skills, создайте отдельный канал общения с неформальными наставниками, где они смогут получить помощь L&D. 

Даже хорошо продуманный план не даст 100% гарантии, что программа наставничества для пройдёт без ошибок и шероховатостей. Но с таким планом вы будете готовы к большей части трудностей и сможете заготовить «план Б». В любом случае каждая итерация будет вносить корректировки в следующую, и вы сможете получить уникальную именно для вашей компании программу наставничества.