Чек-лист: пять пунктов для перехода к гибридной работе

Половина российских компаний планируют сохранить гибридный режим работы. Постоянно видеть сотрудников в офисах хотят только 22% компаний.

В 2020 переход на удаленку и гибрид был экстренным: компании не знали, как выстроить коммуникации и работу с удаленными сотрудниками и часто действовали по вдохновению. В 2022 переход на гибридную работу должен быть плавным и максимально продуманным.

На что нужно обратить особое внимание?

1. Обучайте «дистанционному» мышлению

Когда сотрудник с гибридным графиком приходит в офис, часть коллег в этот день могут работать из дома. И даже если команда договаривается собираться в определенные дни, другие участники процесса работают удаленно.

Важным становится «дистанционное» мышление — в любой момент сотрудники должны вести себя словно они на удаленке:

• Держать оборудование для связи (камеры и гарнитуры) всегда наготове.
• Поддерживайте асинхронную коммуникацию, отвечать на письма в обозначенное время, держать календарь встреч и совещаний открытым для всех.
• Фиксировать итоги встреч, звонков, поддерживать и развивать банк знаний. Вся информация по проекту должна выкладываться в общий доступ и в любой момент доступна всем членам команды

✅ Организуйте обучение «дистанционному» мышлению при переходе команд на гибридный формат работы и включите его в план онбординга новичков.

2. Создавайте условия для коммуникаций

Сотрудничество и общение страдают при переходе на гибридный режим работы. Это касается горизонтальных коммуникаций внутри команд и вертикальных (руководство или HR). Нужно пространство, где сотрудники продолжат общаться и получать информацию независимо от местонахождения:

• Проанализируйте коммуникации внутри компании и закройте все проблемные точки. Скорей всего они известны ещё с 2020.
  
  И если сотрудники не реагируют на рассылки, попробуйте доносить информацию через мессенджеры или мобильные приложения. В дистанционном формате смартфон становится более оперативным каналом коммуникации.
  Важно при этом соблюдать цифровую гигиену — не плодить каналы для общения, но и не сваливать всё в одну ленту.
• Стимулируйте неформальное общение. Случайные встречи «у кулера» в гибридном режиме становятся редкостью. И от этого может страдать эффективность коммуникаций в проекте и даже когнитивные способности сотрудников.
  Выход: сделать неформальное общение управляемым. Можно организовать рандомные встречи коллег за чаем или проводить по пятницам в офисе лектории, просмотры фильмов и другие активности, где люди могут встретиться и пообщаться лично.
  
• Устраивайте «дни молчания» без созвонов, видеовстреч и митингов. Огромное количество удаленщиков столкнулись с zoom-выгоранием. Проблема будет усугубляться, если использовать Zoom не только для рабочих вопросов. Постарайтесь найти другие площадки, которые будут чётко разделять рабочие разговоры и неформальные.

✅ Позаботьтесь о рабочих и неформальных коммуникациях. Продумайте те и другие в обоих режимах: онлайн и офлайн, и убедитесь, что они не смешиваются между собой.

3. Переосмыслите офисное пространство

HR и ИТ должны работать вместе, чтобы сделать офисы подходящими для гибридной работы. В новой реальности офисы нужны в большей степени для встречи команды, а не работы отдельного сотрудника

• Понятие офиса размывается, так что имеет смысл потратить бюджет на обновление парка техники сотрудников. Гибридные сотрудники могут использовать ноутбуки или небольшие компьютеры, потому на рабочих столах им скорей всего понадобятся клавиатуры, мышки, гарнитуры и запасные блоки питания.
• Переосмыслите организацию рабочих мест. Она должна способствовать общению и личному взаимодействию. В 2020 было несколько визионерских проектов, в которых рабочие места будущего отделены перегородками и широко расставлены, всюду санитайзеры и кварцевые лампы. Однако реальность оказалась иной — компании стали смотреть в сторону коворкингов, а сами офисы остаются местами встреч и планерок.
• Возможно вам нужно сократить офисную площадь или сделать комнату отдыха, где сотрудник смогут собираться для неформального общения и небольших праздников, лекций или тренингов по well-being.

✅ Сделайте офис местом для коллективной работы, обучения в группе и неформальных коммуникаций, чтобы использовать «офисные» дни с максимальной эффективностью.

4. Внутренняя информация должна быть доступной

Даже в условиях офисной работы сотрудники не всегда знают к кому обращаться по вопросам отпусков, больничных или обучения. При гибридной работе разрыв в коммуникациях может только углубиться.

Как этого можно избежать:

• Создайте wiki с подробными и понятными инструкциями, телефонами и электронными почтами ответственных за направления. Это может быть отдельный сайт или страница в Notion. Главное, чтобы информация не была разбросана по блокнотам и головам.
• По возможности не используйте внутренний портал для оповещений. У редких компаний эта площадка сделана удобно, не все помнят адрес, плюс сложности с доступом из дома. Лучше использовать мессенджеры или завести корпоративное приложение, в котором будет вся нужная информация и новости.
• Упростите, пересмотрите и оцифруйте внутренние процессы. Если бумажную заявку можно заменить электронной, значит это нужно делать как можно скорей.

✅ Позаботьтесь о доступности информации и оцифруйте все, что еще не оцифровано.

5. Онбординг и обучение должны уходить в онлайн

В офисе новички всегда среди коллег и общения: они могут быстро задать вопрос, перекинуться парой слов, получить обратную связь. В гибридном, а тем более удаленном режиме, новые сотрудники оказываются оторванными от коллег. А это повышает риск быстрого увольнения.

Другая проблема — корпоративные LMS. Как и порталы они часто работают только во внутренней сети, устарели технически (например, используют Flash), а знания перестали быть актуальными. И если на месте коллеги могут подсказать что-то, то в гибридном режиме коммуникация может затянуться.

Важно:

• Пересмотрите свои цифровые ресурсы. Чем сложней пользоваться площадкой, тем меньше будет спроса на неё.

Современный вариант — мобильное приложение. Компании, например X5 или Газпром, используют мобильные приложения для внутренних коммуникаций, обучения, ведут там базы знаний. В смартфоны ушли покупки, заказ продуктов и развлечения. Почему бы не перенести туда и корпоративное обучение?

• Пересмотрите и максимально оцифруйте систему онбординга. Возможно, вам потребуется система наставничества, ведь в ней важна не только передача знаний, но и общение, поддержка.
  
• Используйте для обучения разные форматы: микрообучение, небольшие игры, лекции и презентации. Многочасовые видео смотрят, если они несут развлекательную функцию. А вот монотонный рассказ «говорящей головы» скорей вызовет отторжение.

Переход к гибридной работе фактически заново создает офисные пространства, HR-процессы и систему обучения. Как вы увидели, они тоже должны быть гибридными и гибкими, а по возможности и мобильными.

И нет универсального рецепта как выполнить тот или иной пункт, ведь каждая компания уникальна. Однако общие тренды указывают пути перемен.

Оригинальная версия нашей статьи опубликована на сайте HR-Portal.