Разбираемся почему вам пора отказаться от PDF и научиться создавать корпоративные электронные книги в EPUB.
Электронные книги для внутреннего использования
Во многих компаниях есть корпоративные библиотеки с подборкой книг.
Корпоративная библиотека используется для разных целей: для развития сотрудников, приведения к общей культуре менеджмента или как часть well-being практик.
Рома Сукманов
Чаще всего основу библиотеки составляют книги внешних экспертов, но и внутри компании бывает достаточно материалов, которые можно использовать для адаптации, обучения и поддержки сотрудников.
Например, в «Книге новичка» может быть короткая история компании, основные руководители, правила дресс-кода и поведения, важные контактные телефоны и адреса, справка по ДМС.
Часто такую книгу распечатывают и дарят в первый рабочий день. Какое-то время «Книга новичка» хранится на столе, а потом таинственно исчезает.
Есть и другие материалы, которые активно используют в обучении и подготовке: регламенты, инструкции, описания услуг, презентации товаров. Эти материалы объединяет одно — их до раздражения неудобно читать. И неважно, в каком формате они представлены: PDF, DOCX или PPTX.
Плюсы и минусы PDF
Традиционно для хранения и распространения документов используется PDF.
Плюсов у него действительно много:
- Безграничные возможности для оформления: брендирование, иллюстрации, сложные схемы, текстовые композиции (цитаты, выноски, формулы)
- Контент отображается одинаково у всех пользователей независимо от операционной системы
- При необходимости PDF легко распечатать или отправить в типографию
- PDF можно открыть на любом устройстве
К тому же PDF можно создать в любой программе для работы с текстом или графикой. Кто-то верстает в Power Point или Google Docs. А наша команда использует для создания электронных книг Figma.
Формат PDF появился в 1992 году как раз для того, чтобы на любом компьютере документ выглядел как задумал автор. Но 31 год назад не было смартфонов и планшетов.
Недостатки PDF:
- Сложная навигация по документу
- Документы сложно читать на мобильных устройствах
- Некоторые файлы могут иметь большой размер
Два последних недостатка перевешивают многие достоинства PDF. Дело в том, что до 80% сотрудников во всём мире не имеют рабочих компьютеров. И документы им приходится читать с личных или рабочих смартфонов.
Но отказываться от этого формата не стоит, скорее нужно разделять платформы для чтения электронных документов и предоставлять для них разные форматы.
Что такое EPUB. Плюсы и минусы
EPUB — один из самых популярных в мире форматов электронных книг. Если не вдаваться в технические подробности, то это архив с набором HTML-страниц, встроенным медиаконтентом и служебными файлами.
В России ещё популярен формат FB2. Но изначально он создавался для художественной литературы. У него есть ряд ограничений по работе с контентом.
Фактически EPUB — это небольшой сайт, со всеми плюсами формата:
- Небольшой размер файлов
- Широкие возможности для оформления текста, включая формулы
- Открывается во всех программах-читалках и браузерах
- Контент подгоняется под размер экрана устройства
- Есть система навигации и закладок
К минусам EPUB стоит отнести:
- Сложности с брендированием и ограниченные возможности графического оформления (максимум обложка)
- Нет возможности сделать сложную верстку, например показать? как заполнять бланки
- Сложности создания файла
Но последний пункт не так страшен, как кажется. Сделать EPUB можно за несколько минут.
Когда использовать электронные книги?
Можно выделить несколько причин, когда стоит отказаться от PDF:
- Содержание книги важнее оформления. Например, если вам нужно подготовить словарь терминов или кураторскую подборку
- Большая часть потенциальных читателей не имеют компьютеров или ноутбуков, поэтому читать PDF будет затруднительно
- Вы планируете распространять действительно большой текст
Важный момент: EPUB не может полностью отменить PDF. Задача электронной книги сделать большие тексты удобными для чтения. Поэтому при возможности создавайте контент в обоих форматах.
Создаём EPUB-книгу
Для создания профессиональных электронных книг есть довольно сложные решения, часть из которых платные. Мы рассмотрим быстрые способы с использованием программ, которые у вас уже есть и бесплатные решения.
Конвертирование готового файла
Если у вас есть документ в формате DOCX, вы можете использовать любой онлайн-конвертер, например от 123Apps.
Если в исходном документе нет сложной верстки, конвертация пройдёт успешно, и файл получится приемлемого качества.
Есть и специализированные сервисы для перевода документов в формат электронных книг, например Ebook2Edit или Online-convert.com.
Конвертирование — это быстрое решение, но результат получается не всегда хорошим. Однако для большей части задач его вполне достаточно.
Электронные документы
Создание электронных книг поддерживают Google Docs, Pages от Apple или Яндекс.Документы. В них можно сверстать электронную книгу и сразу выгрузить в EPUB.
Для примера будем использовать одну из прошлых статей «10 форматов электронного обучения».
В браузере книга выглядит отлично:
Вы можете скачать этот вариант книги и посмотреть, как он будет работать на вашем устройстве.
Правка электронной книги
После выгрузки из текстового редактора у книги не будет обложки и имени автора. Но это легко поправить.
За годы жизни формата EPUB появилось не так много редакторов. И главный из них — calibre. По большей части это не редактор, а каталог для электронных книг, но в нём можно переводить книги из одного формата в другой и редактировать некоторые данные.
Шаг 1. Добавляем в библиотеку файл с книгой
Это может DOCX или готовый EPUB.
Шаг 2. Конвертация книги
Нужно выбрать файл с книгой и нажать кнопку «Конвертировать книги». Откроется окно настроек. Но понадобятся не все.
Метаданные: здесь можно загрузить обложку, указать автора и дать комментарий к книге
Настройки страницы: здесь нужно везде выбрать «Профиль по умолчанию»
EPUB вывод: в последнем поле выбрать версию 3. Нажимаем ОК.
Файл сконвертировался, но хранится внутри программы. Но его оттуда легко достать.
Шаг 3. Нажимаем кнопку «Сохранить на диск» и выбираем пункт «Сохранить на диск только в формате EPUB.» Теперь надо выбрать папку для сохранения. Мы выбрали папку «Рабочий стол».
Шаг 4. Забрать книгу
Папка с выгруженной книгой будет называться точно также, как и книга. В нашем случае «10 форматов обучения. Электронная книга». В папке будет три файла и один из них — необходимый вам EPUB.
Предлагаем посмотреть, что получилось и скачать новую версию файла.
Электронные книги на платформе Talent Rocks
Платформа поддерживает два способа размещения в формате EPUB.
Вставка в виде веб-страницы
Поскольку EPUB — этэто, по сути,икросайт в архиве, то достаточно сменить расширение .epub на .zip и загрузить на платформу. Книга откроется внутри приложения и будет всегда доступна офлайн.
Размещение в каталоге
В этом случае книги размещаются сразу в формате EPUB без дополнительной подготовки. Книга скачивается на устройство пользователя, и он может открыть её в любой момент в программе-читалке или браузере смартфона.
Использование самодельных электронных книг в формате EPUB — не самая распространённая практика. Но у этого подхода есть свои плюсы, когда нужно сохранить и передать большое количество текстовой информации в удобном для сотрудников формате.
Комментарии